Mengundang Mitra Luar Negeri ke Korea: Memahami Proses Visa C-3-4

Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk mengundang mitra internasional atau pembeli kunci ke Korea Selatan, Anda mungkin bertanya-tanya visa mana yang harus diajukan dan bagaimana cara menyusun surat undangan yang penting untuk visa bisnis jangka pendek C-3-4. Proses ini bisa terasa membingungkan, terutama karena pertemuan bisnis yang telah Anda siapkan dengan susah payah dapat terganggu oleh kesalahan dokumen yang mengakibatkan penolakan aplikasi visa. Menghabiskan waktu pada informasi yang salah dapat berpotensi menggagalkan kontrak yang sangat penting.

Saya berbicara dengan seseorang yang sedang menjalani proses ini dan mengumpulkan beberapa wawasan. Artikel ini menguraikan seluk beluk visa bisnis jangka pendek C-3-4 yang tampak rumit dan memberikan contoh praktis tentang cara menulis surat undangan yang efektif.

Table of Contents

Gambaran Umum Visa Jangka Pendek C-3

Visa C-3-4, secara resmi dikenal sebagai visa bisnis jangka pendek, memungkinkan warga negara asing untuk terlibat dalam kegiatan komersial untuk masa tinggal terbatas di Korea. Jadi, kegiatan apa saja yang diperbolehkan?

Riset Pasar, Konsultasi Bisnis, Negosiasi Kontrak: Kegiatan yang terkait dengan keterlibatan komersial.
Kegiatan Perdagangan Kecil: Kegiatan perdagangan skala kecil.

Siapa yang Bisa Mengajukan?

Warga negara asing yang diundang oleh perusahaan atau organisasi Korea. Pengunjung dengan tujuan komersial yang jelas, seperti menghadiri kontrak atau rapat.

Durasi Tinggal

Anda dapat tinggal hingga 90 hari.

Poin Penting untuk Diperhatikan!

Visa C-3-4 adalah khusus untuk kegiatan bisnis; setiap pekerjaan yang melibatkan penerimaan gaji dilarang keras. Pelanggaran terhadap hal ini bisa mengakibatkan konsekuensi serius baik bagi warga negara asing yang berkunjung maupun bagi perusahaan Korea yang mengundang, jadi penting untuk mematuhi.

Cara Menulis ‘Surat Undangan’

Dokumen yang paling krusial dalam proses aplikasi visa C-3-4 adalah surat undangan. Surat ini harus dengan jelas menyatakan “mengapa kami mengundang individu asing ini dan apa tujuannya.” Pastikan untuk mencantumkan komponen wajib berikut:

Informasi yang Diperlukan dalam Surat Undangan

Informasi tentang Pihak yang Mengundang (Korea)
Nama perusahaan, Nama perwakilan, Nomor pendaftaran bisnis, Alamat, dan informasi kontak.
Informasi tentang Pihak yang Diundang (Warga Negara Asing)
Nama, Kewarganegaraan, Nomor paspor, Tanggal lahir, Perusahaan yang berafiliasi, dan Jabatan.
Tujuan dan Jadwal Kunjungan
Hindari pernyataan yang samar seperti “pertemuan bisnis.” Spesifikasikan detail, seperti “Negosiasi akhir untuk kontrak ekspor produk OO dan inspeksi pabrik.” Itinerary rinci dari kedatangan hingga keberangkatan yang disajikan dalam tabel akan lebih bermanfaat.
Jaminan Kembali
Sebuah jaminan bahwa pengunjung akan mematuhi periode tinggal mereka dan kembali ke negara asal. Sangat penting untuk mencantumkan pernyataan yang menunjukkan bahwa pihak yang mengundang akan bertanggung jawab penuh jika terjadi tinggal ilegal.
Sertifikat/Cap Perusahaan
Stempel resmi pada dokumen diperlukan untuk keaslian.

Contoh Surat Undangan

Saya, [Nama Anda], perwakilan dari [Nama Perusahaan] yang berlokasi di [Kota], Korea Selatan (Nomor Pendaftaran Bisnis: 123-45-67890), dengan ini mengundang individu berikut:

[Informasi Pihak yang Diundang]
Nama: John Smith / Kewarganegaraan: India / Nomor Paspor: X12345678

[Tujuan dan Durasi Kunjungan]
Tujuan: Negosiasi akhir untuk kontrak impor peralatan semikonduktor OO dan kehadiran pada demonstrasi teknis.
Durasi: 10 November 2025 – 15 November 2025 (Total 6 hari).

[Jaminan Kembali]
Pihak yang diundang menjamin bahwa mereka akan kembali ke negara asal mereka setelah durasi yang ditentukan dan menegaskan bahwa, jika terjadi tinggal ilegal di Korea, perusahaan kami akan menerima tanggung jawab penuh.

1 Oktober 2025
[Nama Anda] [Nama Perusahaan]

Pertimbangan Penting

Bukti Tujuan: Hanya mengajukan surat undangan tidak cukup. Lampirkan dokumen pendukung seperti draf kontrak, bukti transaksi sebelumnya, dan korespondensi email yang relevan untuk meningkatkan kredibilitas.
Riwayat Tinggal Ilegal: Jika pihak yang diundang memiliki catatan tinggal ilegal atau pekerjaan yang tidak sah sebelumnya, mendapatkan visa hampir tidak mungkin. Pemeriksaan pencegahan sangat penting.
Kepercayaan Perusahaan yang Mengundang: Perlu membuktikan legitimasi operasional dengan dokumen seperti sertifikat pendaftaran bisnis, pengajuan pajak, dan riwayat transaksi.

Kesimpulan – Poin Penting

Jangan terlalu memikirkan visa bisnis jangka pendek C-3-4. Intinya ada pada tiga prinsip sederhana:

Definisikan tujuan bisnis dengan jelas.
Sediakan surat undangan yang rinci dan dokumen pendukung.
Pastikan tidak ada faktor yang dapat menyebabkan ketidaklayakan bagi baik pihak pengundang maupun pihak yang diundang.

Dengan mematuhi prinsip-prinsip ini, Anda dapat berhasil mendapatkan visa dan mengambil kesempatan bisnis yang berharga.

Konsultasi Profesional

Jika Anda masih merasa kesulitan dalam menyusun surat undangan atau membutuhkan bantuan ahli dalam menavigasi prosedur visa yang kompleks, jangan ragu untuk menghubungi. Satu kesalahan dokumen tidak seharusnya membahayakan seluruh bisnis Anda. 👉 Ajukan Konsultasi Pribadi dengan Ahli

Informasi ini berdasarkan data dari Mei dan September 2025 dan disajikan secara umum; aplikasi individu mungkin bervariasi. Konsultasi rinci dapat diminta melalui Papan Konsultasi 1:1. Klik di sini untuk mengajukan konsultasi online.